REGLAMENTO DE LOS GRUPOS DE TRABAJO
Introducción
Desde hace algunos años, los miembros de la SEIT, estamos evidenciando la necesidad de crear, de una forma organizada y dentro del seno de nuestra Sociedad, diferentes grupos de trabajo relacionados con áreas de conocimiento de interés.
El interés o relevancia de las áreas a trabajar pueden estar justificadas desde la perspectiva de ser de interés para el amplio campo de la Tanatología. Es decir, temas y/o problemas que actualmente son considerados de interés con relación a las SEITuaciones de vida-muerte y cuidados al final de la vida, en el entorno en el que nos movemos.
Es importante que los Grupos, al constituirse, así como en el enfoque de las áreas de conocimiento a trabajar, tengan presente los diferentes ámbitos en los que discurren y el carácter multidisciplinar que conllevan. Por ello se orienta a que los Grupos, en la elaboración de su proyecto/memoria para su constitución, tengan presente estos aspectos, evidentemente siempre desde el eje profesional que nos mueve que es el estudio y profundización en la Tanatología y los cuidados al final de la vida.
Para poder trabajar esta iniciativa de una forma sistemática y siempre dentro del sentir de nuestra Sociedad, este Reglamento pretende orientar, homogeneizar y, en definitiva, establecer un funcionamiento fructífero y armónico de los diferentes Grupos de Trabajo que se vayan constituyendo que recibirán de forma genérica la denominación ” Grupo SEIT para el estudio y asesoramiento de …”. Incorporamos diferentes secciones orientativas.
1) Definición y funciones.
1.1. Los Grupos de Trabajo de la Sociedad Internacional de Tanatología, son agrupaciones voluntarias de socios que pretenden promover, realizar y supervisar estudios y documentos, o llevar a cabo proyectos o programas de intervención de carácter innovador sobre una materia concreta de interés para los fines de la Sociedad.
1.2. Las Funciones de un Grupo de Trabajo son:
a) Coordinar, promover, o desarrollar estudios, proyectos o programas sobre áreas concretas de conocimiento relacionada con la actividad de la Sociedad.
b)Elaborar documentos de consenso, formativos o divulgativos que puedan ser avalados o patrocinados por la Sociedad.
c) Asesorar a los órganos directivos de la SEIT y a los Comités organizadores de los Congresos o Reuniones sobre cualquier aspecto relacionado con su área de trabajo, que se le solicite, incluyendo, si procede, la selección de representantes en los comités, reuniones o tribunales sobre la materia de su competencia.
d) Informar anualmente al resto de socios de sus actividades en la Asamblea General Anual de la Sociedad y periódicamente a través de su revista Tán@to’s.
e) Mantener un contacto operativo estrecho con otros Grupos de Trabajo de materias afines.
f) Elaborar una memoria anual en la que se detalle la producción desarrollada a lo largo del mismo, que se presentará por escrito a la Comisión Permanente de la SEIT con un mes de antelación a la celebración de la Asamblea General Anual.
1.3.- Los Grupos de Trabajo no son lugares donde obtener formación de un campo, sino reuniones profesionales de expertos de una determinada área de conocimiento que se ofrecen a trabajar desinteresadamente para permitir con sus aportaciones, el avance científico de dicha área.
2) De su creación.
2.1.- Los Grupos de Trabajo podrán crearse:
a) A propuesta y por iniciativa de la Junta Directiva o de la Comisión Permanente cuando existan razones precisas que aconsejen la creación de un determinado Grupo de Trabajo no existente en ese momento.
b) Por petición dirigida a la Asamblea General y previo informe por parte de la Junta Directiva de un mínimo de 10 socios al corriente de pago.
c) En ambos casos, su constitución será ratificada por la Asamblea General.
2.2.- Los promotores del Grupo de Trabajo presentarán a la Junta Directiva una memoria escrita con el proyecto de creación del Grupo de Trabajo. En dicha memoria se incluirá necesariamente la información sobre la denominación, el área de trabajo y los objetivos precisos del grupo, la relevancia de éstos para los fines de la SEIT, el método de trabajo, responsable inicial (Director/a-Coordinador/a propuesto en funciones), y el perfil profesional y de experiencia necesaria de sus componentes.
2.3.- La figura del responsable inicial desaparecerá cuando al constituirse el grupo en la Asamblea General, sean elegidos sus responsables en la figura del director/a-coordinador/a y el secretario/a.
3) De sus responsables.
3.1.- Cada Grupo de Trabajo tendrá dos responsables para su correcto funcionamiento: un director/a-coordinador/a y un secretario/a
3.2.- Las funciones del director/a-coordinador/a del grupo de trabajo son:
a) Coordinar las tareas del Grupo de Trabajo, regulando la responsabilidad de sus miembros en sus actividades.
b) Representar a los Grupos de Trabajo ante la Asamblea y los órganos directivos de la SEIT cuando así se solicite.
c) Elaborar y presentar la memoria anual ante la Comisión Permanente y la Asamblea General de socios.
d) Informar en los Congresos y Jornadas de la Sociedad de la actividad del grupo, aportando un balance de gestión y/o económico, si procede.
e) Asumir las funciones del secretario, en caso de incapacidad y en caso de renuncia de éste hasta la elección del nuevo secretario del grupo.
3.3.- Las funciones del Secretario/a de los Grupos de Trabajo son:
a) Convocar las reuniones del Grupo.
b) Redactar actas de todas las reuniones de los Grupos de Trabajo y hacerlas llegar a la secretaría general de la SEIT y a los componentes del grupo, en un plazo inferior a dos meses.
c) Llevar el registro de los miembros del grupo de trabajo y de las solicitudes que se vayan presentando.
d) Asumir las funciones del director/a-coordinador/a en caso de incapacidad o renuncia por un tiempo no superior a cuatro meses.
d) Informar a los componentes del grupo con tres meses de antelación, sobre la fecha, hora y lugar de reunión para realizar la nueva elección de las figuras de director/a-coordinador/a y secretario/a del grupo.
3.4.- Los cargos de Director/a-Coordinador/a y Secretario/a serán elegidos cada dos años, de entre los miembros de los Grupos de Trabajo. La elección se celebrará siempre que sea posible coincidiendo con las jornadas o congresos de la SEIT.
3.5.- Ambos cargos serán elegidos por mayoría simple entre los asistentes a la Reunión Electoral del Grupo. La propuesta será elevada a la Junta Directiva de la SEIT quien realizará la designación según se recoge en sus Estatutos.
3.6.- No hay límite en el número de veces para poder ser elegido cada socio en un cargo de responsabilidad de los grupos de trabajo. Ningún socio podrá asumir a la vez dos de los cargos del grupo, a excepción de las SEITuaciones contempladas en los puntos 3.2.d y 3.3.c.
4) De sus miembros.
4.1.- Podrá ser miembro del grupo de trabajo cualquier socio provisional o definitivo que lo solicite por escrito al Director/a-Coordinador/a del grupo:
a) La solicitud de participación en un Grupo que ya está funcionando deberá ser aprobada por los miembros que componen el grupo, los cuales considerarán la experiencia que aporta el solicitante y el número de miembros ya pertenecientes al grupo.
4.2.- Cada socio no podrá ser miembro de forma simultánea de más de dos grupo de trabajo.
4.3.- Cada Director/a-Coordinador/a y/o Secretario/a de un Grupo no podrá ocupar de forma simultánea un puesto similar en otro grupo de trabajo.
4.4.- Son funciones de los miembros del grupo de trabajo:
a) Asistir a las reuniones periódicas del Grupo.
b) Aportar su experiencia y conocimientos.
c) Participar en la elaboración de informes o documentos que surjan como resultado del trabajo del Grupo.
d) Participar en todas las tareas que lleven al cumplimiento de las funciones de los grupos de trabajo.
4.5.- Para dejar de pertenecer a un Grupo de Trabajo bastará solicitarlo por escrito al director/a-coordinador/a del Grupo. También dejarán de pertenecer a un Grupo de Trabajo aquellos socios que no participan de forma regular en las actividades del Grupo, o que no asistan (o no justifiquen la no asistencia) a tres reuniones consecutivas del mismo, si la mayoría simple del grupo lo considera.
4.6.- Cada Grupo de Trabajo, podrá proponer uno o varios asesores y/o expertos con relación al área de conocimiento que están trabajando, que constituirán su comité consultivo. Estos asesores y/o expertos no tienen porque ser miembros de la SEIT.
Se orientará a que los asesores y/o expertos sean profesionales de las diferentes disciplinas con las que se relaciona la Tanatología.
4.7.- Sobre el Comité Consultivo:
a) Sus miembros podrán asistir a las actividades que el Grupo estime oportunas y asesorar al grupo sobre el tema de relevancia en el que es experto.
b) Los asesores pueden permanecer vinculados al grupo, en los términos anteriormente establecidos, o pueden ser invitados puntualmente en función del tema que el Grupo esté trabajando. El número de asesores y/o expertos nunca podrá superar al 25% del total de los miembros del grupo.
c) El asesor/a y/o experto/a nunca podrá ocupar cargos de responsabilidad dentro del grupo.
4.8.- A todos los nuevos socios de la SEIT se les remitirá en el momento de su ingreso información sobre los Grupos de Trabajo que se encuentren en funcionamiento en ese momento, y un ejemplar de este reglamento.
5) De sus reuniones.
5.1.- Los Grupos de Trabajo precisan por su definición, mantener contactos periódicos de sus miembros para el desarrollo adecuado de sus funciones. Se considera imprescindible un mínimo de una reunión anual de cada Grupo de Trabajo. Generalmente esta reunión se celebrará en fechas de las Jornadas o Congreso de la SEIT.
5.2.- Los Grupos de Trabajo son autónomos en la forma de organización y desarrollo de sus reuniones. El Secretario/a informará a la secretaría general de la SEIT de la fecha, lugar y contenido de la reunión para su conocimiento.
5.3.- Los grupos de Trabajo podrán organizar actividades específicas de orden científico (seminarios, talleres o simposios…) relacionadas con su área y siempre con el VºBº de la Comisión Permanente, a la que habrá de enviar el proyecto previamente, con seis meses de antelación, conteniendo información sobre la fecha, los temas a tratar, ponentes y demás información necesaria para su autorización. En el desarrollo de dicha actividad deberá de contar con la colaboración del vocal regional o en su defecto, la figura de la Junta Directiva en quien delegue la Comisión Permanente. Dicha actividad deberá reflejarse oficialmente como una actividad realizada por el “Grupo SEIT para el estudio y asesoramiento de…”
5.4.- Los Grupos de trabajo podrán emprender y potenciar investigaciones, elaborar documentos, programas, etc., relacionados con su área, los cuales deberán ser presentados ante la Comisión Permanente, para su aprobación definitiva.
5.5.- El Grupo deberá tener previsto el balance económico y las vías de financiación con el fin de organizar las actividades previstas en los Art. 5.2, 5.3., 5.4. Dichas actividades no podrán plantearse como una fuente de financiación del grupo y en ningún caso recaerá en la gestión económica de la SEIT.
5.6.- Las relaciones que el Grupo de Trabajo mantenga con otras instituciones y/o empresas relacionadas con su actividad, así como la demandada al grupo de trabajo, deberán ser informadas a la Junta Directiva y contar con su VºBº.
6) De su disolución.
6.1. Los Grupos de Trabajo se disolverán en cualquiera de las siguientes circunstancias:
a) A petición de la mayoría de sus miembros.
b) Cuando el número de miembros sea inferior a cinco.
c) Cuando el grupo no sea capaz de elegir en su seno a sus responsables.
d) Cuando se aparte de los objetivos que motivaron su creación, o no esté avanzando en su cumplimiento.
e) Cuando se hayan cumplido los objetivos que motivaron su creación.
6.2.- La iniciativa de disolución de un Grupo de Trabajo por alguna de estas razones puede partir del propio Grupo o de la Comisión Permanente, y deberá ser ratificada por la Junta Directiva de la Sociedad, que informará a la Asamblea General.
7) De sus relaciones con la SEIT.
7.1.- Los Grupos de Trabajo forman parte de la actividad de la SEIT, y actuarán en el marco de los Estatutos de la Sociedad. Por constituir formas de expresión de la misma, deben aceptar que su actividad no puede distanciarse de los objetivos fundamentales de la SEIT. La Junta Directiva velará el cumplimiento de este punto, pudiendo llegar a disolver un Grupo de Trabajo si no se adecua a los Estatutos de la SEIT.
7.2.- La SEIT apoyará los Grupos de Trabajo:
a) Ofreciéndoles el soporte administrativo necesario.
b) Dotando a cada Grupo de una cantidad económica específica en sus presupuestos anuales. La SEIT bajo ningún concepto cubrirá gasto adicional.
c) Facilitando la búsqueda de medios para la edición de los documentos surgidos de los Grupos de Trabajo que se consideren de relevancia e interés, previo informe de la Comisión Permanente.
d) Considerando a sus miembros interlocutores principales en cualquier actividad relacionada con su área de trabajo.
7.3.- Los documentos elaborados por los Grupos, al ser una forma de expresión importante de la Sociedad, deberán ser informados por la Comisión Permanente y aceptados por la Junta Directiva antes de su publicación.
7.4.- En caso de que exista un conflicto de intereses o de funcionamiento entre varios Grupos de Trabajo, la Comisión Permanente decidirá, en primera instancia, sobre el mecanismo de resolución del conflicto. En caso de que esté persista, la Junta Directiva tomará un acuerdo definitivo que deberá ser acatado por todas las partes.
